Корпоративная информационная культура

Сфера информационных технологий в наше время является одной из наиболее прогрессивных сфер деятельности человека.

Так же, как и в любой другой сфере, в компьютерной сфере возможно создать универсальную систему принципов, которым будет следовать ваше предприятие. И это, точно так же, как и форма одежды, будет показывать серьёзность вашего предприятия. Вы обращали когда-нибудь внимание на то, как одеты официанты в хороших ресторанах? А обращали ли вы внимание на то, каким образом вы используете информационные технологии? Думали ли когда-нибудь о том, какое впечатление это производит?

Корпоративная информационная культура является частью имиджа компании и недостаточно серьёзное к ней отношение способно значительно исказить внешнюю презентабельность предприятия.

К примеру, если вы хотите представить свою компанию серьёзной, но имеете при этом адрес электронной почты на сервере бесплатной почтовой службы, то сомнительно, что это произведёт положительное впечатление на серьёзных потенциальных партнёров. Если же у вас зарегистрирован собственный домен с названием вашего предприятия, то это значит, что вы относитесь с достаточной серьёзностью к деловой переписке и конфиденциальности. Таким образом, получая доверие партнёров, вы увеличиваете их количество.

С чего следует начать построение корпоративной информационной культуры?

Прежде всего с того, что определиться с тем, какие информационные технологии используются в компании.

Для редактирования документов желательно использовать в рамках компании один и тот же офисный пакет. Для работы с электронной почтой одну и ту же программу. Для типовых документов типовые бланки, которыми будет пользоваться каждый работник предприятия.

Безусловно, следует вводить корпоративные шаблоны официальных подписей как для бумажных документов, так и для деловой переписки по электронной почте. Указание в подписи координат, по которым с вами можно связаться, не только покажет вашу деловую серьёзность, но и послужит своего рода визитной карточкой, в которой в любое время можно посмотреть ваши контакты.

При использовании электронной почты необходимо определиться заранее с тем, в каком виде будут задаваться адреса электронной почты. Наиболее удачный вариант адреса — это либо инициал (или инициалы) и фамилия сотрудника, либо название отдела, если в нем работает несколько человек, и они выполняют задачи совместно. Абсолютно недопустимо использовать почтовые адреса, которые являются вашим ником в чате или каким-либо словом, не относящимся к рабочим задачам. Согласитесь, достаточно сомнительно, чтобы, например, с адреса pupsik@mail.ru вам с полной серьёзностью писали о поставках строительных материалов.

Для чего необходимо использовать одинаковое программное обеспечение на каждом рабочем месте, начиная от стажёра и заканчивая генеральным директором? Для того, чтобы и письма, и документы, и даже, желательно, просматриваемые в интернете веб-странички, выглядели у каждого сотрудника одинаково. В случае идентичности программного обеспечения у каждого сотрудника, также не возникнет трудностей при замене одного компьютера на другой. Если сотрудник сменил рабочее место, то с компьютером на новом месте он сможет работать абсолютно так же, как и со старым, на адаптацию уйдёт минимальное количество времени.

При единообразии программных средств никогда не возникнет вопросов в каком формате запрашивать информацию у поставщиков, партнёров или, скажем, подрядчиков. При использовании ряда форматов документов каждый сотрудник сможет быстро запомнить, в каком формате запрашивать и отправлять документы, счета. Если же ваши партнёры склонны к тому, чтобы присылать данные каждый раз в другом формате, вы сможете явно указать, какие форматы используются в вашей компании. Есть вероятность, что они после этого будут присылать именно в тех форматах, которыми вы пользуетесь. Крайне рекомендуется отслеживать развитие средств обработки данных, чтобы не создавать трудностей партнёрам, используя, к примеру, офисный пакет 1997 года выпуска, не поддерживающий форматирование текста в таблицах.

Единообразие программ также ускоряет процесс обновления и настройки программного обеспечения. Особенно это имеет значение, если оплата обслуживания у вас повременная. Чем быстрее специалист закончит, тем дешевле обойдётся его время, потраченное на решение проблемы или обновление. А за единицу времени можно будет сделать гораздо больше.

К корпоративной информационной культуре также относится то, как хранятся документы, используемые для работы нескольких или всех сотрудников. Обязательно нужно определиться, по каким признакам документы должны раскладываться по папкам. Критерием сортировки может быть название поставщика, клиента, период работы и так далее. Это важно также с точки зрения разделения прав доступа к определённым группам документов. Грамотное разделение документов по группам людей, которые могут с ними работать, позволит избежать ненужной огласки конфиденциальной информации, либо перемещения документов в какое-то другое место, не известное никому из работающих с ними.

Затрагивая тему информационной безопасности, отметим еще несколько факторов, касающихся надежности информационных систем.

Как говорят специалисты по безопасности, самым слабым местом в компьютерных системах является человек. В этом контексте имеет смысл выдавать каждому сотруднику не более тех, что необходимы ему для полноценного выполнения его служебных обязанностей. Если работа сотрудника не связана с переносом данных от заказчиков, например, можно запретить использование USB-устройств и дисководов дискет и компакт-дисков. Дисководы могут быть вообще демонтированы, если не предполагается постоянная работа с ними сотрудника. Если в компании имеется доступ в Интернет, то желательно ограничивать доступ к нему сотрудников. Практика показывает, что ничто так не дисциплинирует, как отсутствие свободного неограниченного доступа в мировую информационную сеть.

Безусловно, любые ограничения могут иметь негативную реакцию со стороны сотрудников, однако грамотный подход к реализации средств обеспечения безопасности гораздо более ценен для предприятия в целом, чем недовольство какого-то одного или двух сотрудников в течение дня. Вольности в вопросе безопасности информации могут привести даже к краху всей компании. Допустим, вы разрешаете свободный доступ к съёмным носителям. Какой-нибудь нерадивый сотрудник приносит на USB-носителе маленькую игру, заражённую вирусом. Антивирус может быть отключен в связи с тем, что он якобы тормозит работу с документами. Запущенный в локальную сеть вирус может уничтожить всю документацию, все базы данных компании, парализовать на какое-то время работу всей компании и привести к колоссальным убыткам. В качестве одного из вариантов, исключающих или сильно ограничивающих распространение вирусов, можно предложить внедрение Linux-систем, не подверженных вирусам, так широко распространённым в системах под управлением операционных систем Windows.

Таким образом, даже генеральный директор не должен иметь абсолютного доступа ко всему, если он не является информационно-техническим специалистом. Любое неверное движение в системе в критичном её месте неизменно приводит к убыткам. Таким образом, информационная безопасность — это явление не только техническое, но и экономическое.

При принятии сотрудника на работу обязательно необходимо удостовериться в том, что он понимает, как работать с информационными системами предприятия хотя бы в общих чертах. Для этого нужно провести инструктаж или тренинг по использованию программного обеспечения и других их частей. Нужно рассказать о том, как принято вести деловую переписку, заполнять документы и так далее. Только так можно добиться включения сотрудника в производственный процесс, использующий информационно-технические системы, в минимальные сроки.

Построив изначально грамотно корпоративную информационную культуру, вы обеспечиваете повышение эффективности производственных процессов, что позволит делать больше за то же время, быстро и качественно решать рабочие задачи без рисков для компании, конфиденциальности и производственных процессов.

(для http://www.intosys.ru)


Понравилась статья?

Подпишитесь на новости сайта и получайте новые статьи на свой почтовый ящик (один раз в неделю).


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *